Внести дополнения в приказ

Изменения и дополнения к приказу

Внести дополнения в приказ

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

С январского номера мы начали публиковать цикл статей, посвященный оформлению и правилам работы с приказами, и получили уточняющий вопрос читателя, который сочли интересным.

Вопрос в тему

У нас в организации есть приказ о выдаче подотчетных сумм. В нем прописаны все подробности, в том числе указан перечень должностей, которым полагается выдача. А к этому приказу есть лист ознакомления, в нем – дата, должность, подпись каждого, кто ознакомился с приказом.

Сейчас в штатном расписании появилась новая должность, и этому человеку тоже будет разрешено получать подотчетные суммы. Как это оформить? Точнее:

Существует ли стандарт, который регламентирует количество дополнений к приказу по основной деятельности?

Приказ – это документ, в котором, как в зеркале, отражается сложившаяся управленческая ситуация. А в этом мире все течет и изменяется. Поэтому факты, поручения, правила, требования и порядки, изложенные в форме приказа, со временем устаревают, и, естественно, возникает необходимость вносить в него соответствующие изменения или дополнения.

Изменения вносятся в приказ в том случае, если меняется какая-либо изложенная в нем фактическая информация.

Например, издан приказ о распределении полномочий между руководителями организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволен, а на его место назначен новый.

В случае, когда функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, без изменения «основной» сути большей части текста приказа, издается новый документ, с помощью которого вносятся изменения в уже действующий.

Новый документ издается в форме приказа с очередным порядковым номером, просто в его заголовке следует сделать ссылку на наименование, регистрационный номер и дату изменяемого приказа, а в констатирующей части текста указать причину / основание вносимых изменений; еще можно повторить констатирующую часть основного приказа, в который вносятся изменения.

Пример 1. Изменение к приказу

Если со временем появляются какие-либо новые факты, которые не были учтены в момент издания приказа, то оформляется приказ в дополнение к ранее изданному.

Например, приказом утвердили список членов Экспертной комиссии, но возникла производственная необходимость включить в ее состав еще одного члена.

В этом случае будет издан новый приказ о внесении дополнений в ранее изданный документ.

Он оформляется аналогично приказу, вносящему изменения (см. Пример 2).

Пример 2. Заголовок и текст приказа, вносящего дополнение в ранее изданный приказ (помещаются на место фрагмента приказа из Примера 1, выделенного оранжевой заливкой)

Какое количество изменений и дополнений можно вносить в один приказ? На государственном уровне это не регламентируется. Да и локальными документами организации сложно установить какие-либо ограничения: 2-3 или 10–20. В любом вопросе должна быть логика.

Если за массой изменений и дополнений уже не видно самого приказа, то пора остановиться и задуматься: может быть, лучше издать новый документ? В этом случае издается новый приказ, в котором последним пунктом распорядительной части обязательно будет: «Приказ от … № … «О…» считать утратившим силу». В этой фразе указываются реквизиты только первоначального приказа, в который прежде вносились изменения / дополнения. Этого будет достаточно, чтобы утратили силу он и все корректирующие его документы.

При работе с дополнениями и изменениями к приказам основной сложностью является не их издание, а их учет, который позволил бы потом «найти концы». Современные СЭД позволяют связывать между собой документы по различным параметрам, например, в виде таких «связок»:

  • основной документ изменения к основному документу;
  • основной документ дополнения к основному документу.

И, конечно, в момент регистрации документов необходимо указывать, что новый документ является изменением или дополнением ранее изданного. Однако и здесь мы сталкиваемся с некоторыми подводными камнями. Часто в регистрационных формах, не ставя перед собой далеко идущих целей, регистраторы в графе «Краткое содержание» указывают только:

Если мы говорим об изменениях / дополнениях к приказам, утверждающим распределение полномочий или предоставляющим право подписи какого-либо документа, то можно тихо сходить с ума от такого краткого содержания, которое показано в таблице выше, и потратить уйму своего драгоценного времени на поиск нужного документа. При регистрации подобных документов желательно добавлять какой-либо поисковый «маячок» – см. текст в скобках ниже:

Это кажется элементарным, но сколько раз мне приходилось решать «нерешаемую задачу»: Васильев И.В. заболел, а кто вместо него подписывает счета-фактуры? И начинаешь перелистывать горы бумаг или кБайты электронных страниц. В любом деле нужно рационально смотреть на вещи и думать о последствиях.

Теперь ответим на последний вопрос: как ознакомить новых лиц, появившихся в процессе, изначально регулируемом ранее изданным приказом?

Прежде всего нового участника процесса нужно ознакомить с документом, в котором он фигурирует (т.е. с дополнением или изменением к приказу). С ним же можно ознакомить тех, кто в первоначальном приказе числится в качестве организаторов процесса (например, в ситуации с подотчетными деньгами это могут быть главный бухгалтер и кассир). См. Пример 1.

Если в основном документе есть не только перечень лиц, но и правила организации процесса, в который вводится новый участник, то имеет смысл ознакомить новичка еще и с основным приказом.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/40611-izmeneniya-i-dopolneniya-k-prikazu/

Приложение 2. Правила оформления распорядительных документов о внесении изменений и (или) дополнений | ГАРАНТ

Внести дополнения в приказ

Правила
оформления распорядительных документов о внесении изменений и (или) дополнений

1. В заголовке распорядительного документа “О внесении изменений и дополнений в распоряжение (приказ)” указываются только дата и номер документа, в который вносится изменение, название документа не указывается.

2. Изменения вносятся в распорядительный документ, а не в приложения к нему. Это должно быть отражено и в заголовке, и в пункте о внесении изменений.

3. Текст документа с заголовком “О внесении изменений и дополнений в распоряжение (приказ)…” должен содержать пункт “Внести изменения и дополнения в распоряжение (приказ)…” с обязательным указанием даты, номера и названия документа, в который вносится изменение.

4. Каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельным пунктом (или подпунктом).

5. При внесении неоднократных изменений в распорядительный документ в первом пункте о внесении изменений дается в скобках ссылка: “(в редакции – вид документа, дата, номер)”.

6. В случае когда пункт излагается в новой редакции, нельзя в этом пункте:

– указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода распорядительного документа о внесении изменений;

– давать ссылки на распорядительные документы, выпущенные позже даты издания первоначального документа.

7. Необходимо соблюдать логику изложения: изменения и дополнения вносятся сначала в текст распорядительного документа по порядку пунктов, затем в приложение.

8. Внесение изменений и дополнений в текст распорядительного документа оформляется следующим образом:

8.1. Замена одного или нескольких слов:

В пункте 1 слово “очаге” заменить словом “зоне”. В пункте 2 слово “закона” заменить словами “федеральных законов”.

8.2. Замена одного или нескольких слов по всему тексту распорядительного документа в случае, если заменяемое слово или слова употреблены в разных числах или падежах:

В тексте постановления слова “Объединение ветеринарии города Москвы” заменить словами “Московское объединение ветеринарии” в соответствующих падежах.

8.3. Дополнение текста одним или несколькими словами (со знаком препинания, постановку которого влечет за собой вносимое дополнение):

Пункт 5 после слов “на возвратной основе” дополнить словами “в пределах объемов государственных инвестиций, предусмотренных в федеральном бюджете”.

Пункт 5.1 после слова “базы” дополнить словами “, за исключением пункта 1 и приложения 4 в части, относящейся к Мосветстанции”.

8.4. Изменение редакции пункта (абзаца):

Изложить пункт 6 распоряжения в следующей редакции:

“6. Разрешить при необходимости в установленном порядке включать в состав комиссии новых членов – представителей юридических лиц, заинтересованных в выполнении противоэпизоотических мероприятий.”.

Изложить абзац второй пункта 7 в следующей редакции:

“Учесть положительный опыт проведения выставки Комплекса социальной сферы города Москвы.”.

8.5. Дополнение текста документа новым пунктом (абзацем):

Дополнить распоряжение пунктом 8 в следующей редакции:

“8. Руководителям подведомственных Комитету ветеринарии города Москвы ветеринарных учреждений обеспечить выполнение мероприятий, предусмотренных планом (приложение 3).”.

Дополнить пункт 9 абзацем третьим следующего содержания:

“Оргкомитету в месячный срок разработать и утвердить планы подготовки и проведения конференции.”.

При дополнении распорядительного документа новыми пунктами необходимо давать указание на изменение нумерации последующих пунктов:

Пункты 5, 6, 7 распоряжения считать соответственно пунктами 6, 7, 8.

8.6. Внесение изменений и дополнений в приложение к распорядительному документу оформляется аналогичным образом в тексте распорядительного документа. Каждое изменение оформляется отдельным пунктом (подпунктом).

8.7. Если приложение к распорядительному документу оформлено в виде таблицы, внесение изменений в него осуществляется в приложении к выпускаемому документу. В тексте распорядительного документа о внесении изменений дается указание:

Внести изменения в приказ председателя Комитета ветеринарии города Москвы от 10 мая 2006 г.

N 4-Д “Об утверждении состава комиссии по исчислению стажа государственной гражданской службы” (в редакции приказа председателя Комитета ветеринарии города Москвы от 4 июня 2006 г.

N 18-Д), дополнив раздел 2 приложения 1 к приказу пунктом в редакции согласно приложению к настоящему приказу. Приложение оформляется следующим образом:

Приложениек приказу председателя Комитетаветеринарии города Москвы

от ________N_________

Внесение изменений в приложение 1 к приказу Комитета ветеринарии города Москвы от 10 мая 2006 г. N 4-Д

2. Состав комиссии:

NN п/п

Должность

Фамилия, имя, отчество

Примечания

1

2

3

4

3

Заведующий Сектором учета и контроля

Шаронова Елена Анатольевна

Секретарь комиссии

8.8. Изменение редакции всего приложения:

Внести изменение в приказ председателя Комитета ветеринарии города Москвы от 27 мая 2006 г. N 11-Д, изложив приложение 1 к приказу в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

8.9. Дополнение распорядительного документа приложениями нового содержания:

Дополнить распоряжение председателя Комитета ветеринарии города Москвы от 12 июня 2006 г. N 3-Р приложениями 4 и 5 в редакции согласно приложениям 1 и 2 к настоящему распоряжению.

При изменении редакции всего приложения или дополнении распорядительного документа приложением нового содержания приложение оформляется следующим образом:

Приложение 1к распоряжению председателя Комитетаветеринарии города Москвы

от ________N__________

Приложение 4к распоряжению председателя Комитетаветеринарии города Москвы

от 12 июня 2006 года N 3-Р

Отчет
о противоэпизоотических мероприятиях

Источник: https://base.garant.ru/391328/56ae36fc84d31bc2f9c0b07177fa16a9/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.