Служебная записка о внесении изменений в приказ

Содержание

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Служебная записка о внесении изменений в приказ

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц.

Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е.

актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

На практике периодически возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – в приказ либо утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы избежать путаницы и получить однозначный результат.

Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы с документами. В коммерческой организации он, как правило, фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте (далее – ЛНА).

А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1), и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их опыт, т.к.

в госструктурах подобная работа ведется давно, изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно и выборочно).

Кроме того, коммерческим организациям важно уметь понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые госорганами.

Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным документом (например, в приказ – новым приказом, в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).

Количество изменений, которые можно внести за один раз, не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного документа) – тоже.

Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней

Что можно изменить в документе:

  • заменить слова, цифры;
  • исключить слова, цифры, предложения, а также структурные единицы текста (раздел, часть, пункт, подпункт и т.д.);
  • изложить что-то в новой редакции;
  • дополнить отдельными словами, цифрами или предложениями, а также целыми структурными единицами;
  • приостановить либо наоборот продлить действие приказа или его структурных единиц.

Структурные элементы приказа

Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:

  • из констатирующей части (вступительной части, преамбулы) – она не обязательна кроме слова «ПРИКАЗЫВАЮ:» и обычно объясняет цели, причины издания приказа;
  • распорядительной части.

Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным реквизитом.

Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами: приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.

Заголовок

Если текст документа не превышает 4-5 строк, то заголовок может не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:

  • он должен быть кратким,
  • точно передавать содержание приказа,
  • формулировка заголовка должна начинаться с предлога «О» или «Об»,
  • отвечать на вопрос «о чем?».

Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание на корректируемые разделы, абзацы или пункты.

Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа

Если вносятся не только изменения, но и дополнения, то в заголовке может быть указано «О внесении изменений и дополнений …» или только «О внесении изменений …». На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее время чаще используется последняя из них.

Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько раз. Если же потребуется изменить внесенные в него корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение изменений в основной приказ, а не в изменявший его когда-то документ.

Формулировка заголовка зависит от двух условий:

  • количества вносимых изменений;
  • куда они вносятся: в приказ или в утвержденный им документ (инструкцию, положение и т.п.; далее по тексту – документ).

Если ОДНО изменение вносится в ОДНУ структурную единицу, то слово «изменение» употребляется в единственном числе и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…» (как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен в следующих случаях:

  • если приказ дополняется только одним разделом или подразделом / пунктом / подпунктом / абзацем / приложением / строкой в таблице / предложением / словосочетанием / словом / цифрой или числом / знаком;
  • признается утратившим силу один раздел / подраздел / пункт / подпункт / абзац / приложение / строка в таблице;
  • исключается одно предложение / словосочетание / слово / цифра или число / знак;
  • вносится одно изменение в один пункт / подпункт / абзац / приложение / строку в таблице / предложение;
  • производится замена одного предложения / словосочетания / слова / цифры или числа / знака;
  • полностью изменяется редакция одного раздела / подраздела / пункта / подпункта / абзаца / приложения / строки в таблице / предложения.

Если вносится НЕСКОЛЬКО изменений в ОДИН приказ или документ, то слово «изменение» указывается в заголовке во множественном числе (как в Примере 3).

Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)

Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления изменений в силу, то ею считается дата издания приказа (сравните Примеры 2 и 3).

При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного количества изменений и дополнений (в НЕСКОЛЬКО структурных единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить его новую редакцию.

Тогда просто издается новый приказ со всеми необходимыми распоряжениями относительно регулируемой ситуации, а последним его пунктом отменяется предыдущий приказ, например, так: «Признать утратившим силу приказ Общества… от… №… “Об…”» (см.

пункт 4 приказа из Примера 9).

Формулировка заголовка зависит еще от ряда факторов:

Таблица 2. Примеры формулировок заголовков приказов в различных ситуациях

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/46740-vnosim-izmeneniya-v-prikazy-organizatsii-i-prilozheniya-k-nim/

Как правильно составить приказ о внесении изменений в приказ

Служебная записка о внесении изменений в приказ

На деятельность хозяйствующего субъекта могут совершать влияние различные факторы извне.

К ним относится вступление в действие новых законодательных актов, развитие нового направления деятельности, а также прием и увольнение сотрудников.

Из-за этого может возникнуть необходимость внести актуальные изменения в ранее принятый локальный акт. Согласно действующим законам, для этого необходимо оформить приказ о внесении изменений в приказ.

Порядок применения приказа

Если возникли существенные обстоятельства, которые вносят изменения в порядок или характер осуществления деятельности, то ответственному лицу нужно проанализировать их и принять решение — отразить это в имеющемся приказе путем внесения в него изменений или выпустить совершенно новый локальный акт.

Обычно, если произошедшее изменение касается документа, в котором упомянуты несколько работников, то оптимальнее будет создать приказ о внесении изменений в приказ. К примеру, если был выпущен приказ о выборе ответственных за выполнение работ в каждом подразделении, а затем один из них уволился с места работы.

Внимание! Если перевыпускать приказ заново, то необходимо будет снова обходить всех упомянутых в нем лиц и собирать подписи. Поэтому, лучше выпустить документ, который заменит одно ответственное лицо на другое в оригинальном акте.

Если же приказ, в котором какой-то из пунктов потерял актуальность, касается только одного человека, то лучше всего выпустить новый документ на эту тему.

К числу событий, которые могут производить влияние на деятельность компании также можно отнести смену работниками своей персональной информации, профессии, выполняемых обязанностей и другого.

Подготовка внесения изменений в приказ начинается с составления ответственным лицом служебной или докладной записки, которая будет информировать о возникшем несоответствии. Обычно такой шаг должен сделать непосредственный руководитель сотрудника, но иногда бывает, что служебную записку составляет сам работник.

После рассмотрения поступившего обращения, кадровым работником составляется приказ о внесении изменений в приказ. Он оформляется как и любой приказ по личному составу — его подписывает директор, а затем документ регистрируется в книге учета. Далее, акт необходимо передать указанным в нем сотрудникам для ознакомления, которые ставят подписи в качестве подтверждения.

Объем изменений, которые можно внести в ранее выпущенный приказ, не ограничивается. Тем не менее, если он значителен, лучше всего издать полностью новый нормативный акт, чем производить корректировки с имеющимся.

Внимание! Иногда ранее принятый приказ является важным, и в него просто так нельзя внести изменения. Тогда нужно сначала выпустить приказ об отмене приказа, а затем выпустить новый, который учитывает все произошедшие изменения.

Новый приказ, который вносит изменения, лучше всего хранить вместе с оригинальным документом. Это даст возможность эффективнее работать с ними и быстро находить интересующую информацию.

Как правильно составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ

Часто кадровый сотрудник не знает, как внести изменения в приказ правильно. Но это не представляет никакой сложности.

Для такого документа нет строгой закрепленной формы. Обычно для этого применяется фирменный бланк компании или форма внутренних приказов по предприятию.

В верхней части документа записывается полное название компании, ее коды ИНН и КПП, юридический адрес и другие значимые реквизиты (к примеру, перечень контактных номеров телефонов).

Затем указывается название документа – «Приказ», после чего вносятся его номер и дата оформления. Под ними он далее должен быть зафиксирован в книге учета. Рядом можно указать место составления.

Следующей строкой записывается название приказа. Оно должно включать в себя наименование и реквизиты того нормативного внутреннего акта, в котором производятся изменения.

Далее идет вводная часть. В ней записываются причины, которые побудили на внесение исправлений в ранее выпущенный приказ.

Затем записывается слово «Приказываю», после чего в пунктах указываются вносимые изменения. Они могут содержать:

  • Номер пункта или раздела старого приказа, который признается недействительным;
  • Данные, которые расширяют или меняют ранее указанные формулировки;
  • Перечень действий, которые нужно будет выполнить ответственным лицам после совершения изменений;
  • Перечень ответственных лиц за исполнение распоряжения и доведение внесенных изменений до заинтересованных лиц.

Затем можно перечислить все те документы, на основании которых было решено зафиксировать изменения.

Составленный документ подписывает руководитель фирмы. После этого он передается всем упомянутым лицам, которые ставят свои подписи в отведенных для этого графах.

Нюансы

На приказе, который претерпел изменения в результате издания нового документа, оптимально поставить отметку. Она должна содержать информацию о том, что приказ действует с учетом изменений и указать реквизиты нового приказа.

Если изменения вносятся из-за принятия нового сотрудника, то ему также необходимо передать на ознакомление текст старого приказа. Информацию об этом и отметку можно вынести отдельным пунктом в новом документе.

Скачать приказ о внесении изменений в приказ

Скачать образец приказа о внесении изменений в приказ в формате Word.

Источник: https://smbiznes.ru/blanki/prikaz-o-vnesenii-izmenenij-v-prikaz.html

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка о внесении изменений в приказ

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка

05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Изменения и дополнения к приказу

Служебная записка о внесении изменений в приказ

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

С январского номера мы начали публиковать цикл статей, посвященный оформлению и правилам работы с приказами, и получили уточняющий вопрос читателя, который сочли интересным.

Куда: delo@delo-press.ru 
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

У нас в организации есть приказ о выдаче подотчетных сумм. В нем прописаны все подробности, в том числе указан перечень должностей, которым полагается выдача. А к этому приказу есть лист ознакомления, в нем – дата, должность, подпись каждого, кто ознакомился с приказом.

Сейчас в штатном расписании появилась новая должность, и этому человеку тоже будет разрешено получать подотчетные суммы. Как это оформить? Точнее:

  • как оформить дополнение к приказу – как составить и нумеровать?
  • как ознакомить нового человека – будет ли правильно вписать его в лист ознакомления первоначального приказа или лучше подпись об ознакомлении нового подотчетника попросить поставить на дополнении к приказу?

Существует ли стандарт, который регламентирует количество дополнений к приказу по основной деятельности?

Приказ об установлении подотчетных лиц, сумм и сроков отчета по ним с 01.01.2012 не является обязательным для издания документом. Подробности – в статье «Подотчетные деньги: получаем, тратим, отчитываемся» журнала № 4’ 2013

Приказ – это документ, в котором, как в зеркале, отражается сложившаяся управленческая ситуация. А в этом мире все течет и изменяется. Поэтому факты, поручения, правила, требования и порядки, изложенные в форме приказа, со временем устаревают, и, естественно, возникает необходимость вносить в него соответствующие изменения или дополнения.

Изменения вносятся в приказ в том случае, если меняется какая-либо изложенная в нем фактическая информация.

Например, издан приказ о распределении полномочий между руководителями организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволен, а на его место назначен новый.

В случае, когда функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, без изменения «основной» сути большей части текста приказа, издается новый документ, с помощью которого вносятся изменения в уже действующий.

Новый документ издается в форме приказа с очередным порядковым номером, просто в его заголовке следует сделать ссылку на наименование, регистрационный номер и дату изменяемого приказа, а в констатирующей части текста указать причину / основание вносимых изменений; еще можно повторить констатирующую часть основного приказа, в который вносятся изменения.

Пример 1

Изменение к приказу

Если со временем появляются какие-либо новые факты, которые не были учтены в момент издания приказа, то оформляется приказ в дополнение к ранее изданному. Например, приказом утвердили список членов Экспертной комиссии, но возникла производственная необходимость включить в ее состав еще одного члена. В этом случае будет издан новый приказ о внесении дополнений в ранее изданный документ.

Он оформляется аналогично приказу, вносящему изменения (см. Пример 2).

Пример 2

Заголовок и текст приказа, вносящего дополнение в ранее изданный приказ (помещаются на место фрагмента приказа из Примера 1, выделенного оранжевой заливкой)

Какое количество изменений и дополнений можно вносить в один приказ? На государственном уровне это не регламентируется. Да и локальными документами организации сложно установить какие-либо ограничения: 2-3 или 10–20. В любом вопросе должна быть логика.

Если за массой изменений и дополнений уже не видно самого приказа, то пора остановиться и задуматься: может быть, лучше издать новый документ? В этом случае издается новый приказ, в котором последним пунктом распорядительной части обязательно будет: «Приказ от … № … «О…» считать утратившим силу». В этой фразе указываются реквизиты только первоначального приказа, в который прежде вносились изменения / дополнения. Этого будет достаточно, чтобы утратили силу он и все корректирующие его документы.

При работе с дополнениями и изменениями к приказам основной сложностью является не их издание, а их учет, который позволил бы потом «найти концы». Современные СЭД позволяют связывать между собой документы по различным параметрам, например, в виде таких «связок»:

  • основной документ → изменения к основному документу;
  • основной документ → дополнения к основному документу.

И, конечно, в момент регистрации документов необходимо указывать, что новый документ является изменением или дополнением ранее изданного. Однако и здесь мы сталкиваемся с некоторыми подводными камнями. Часто в регистрационных формах, не ставя перед собой далеко идущих целей, регистраторы в графе «Краткое содержание» указывают только:

Если мы говорим об изменениях / дополнениях к приказам, утверждающим распределение полномочий или предоставляющим право подписи какого-либо документа, то можно тихо сходить с ума от такого краткого содержания, которое показано в таблице выше, и потратить уйму своего драгоценного времени на поиск нужного документа. При регистрации подобных документов желательно добавлять какой-либо поисковый «маячок» – см. текст в скобках ниже:

Это кажется элементарным, но сколько раз мне приходилось решать «нерешаемую задачу»: Васильев И.В. заболел, а кто вместо него подписывает счета-фактуры? И начинаешь перелистывать горы бумаг или кБайты электронных страниц. В любом деле нужно рационально смотреть на вещи и думать о последствиях.

Теперь ответим на последний вопрос: как ознакомить новых лиц, появившихся в процессе, изначально регулируемом ранее изданным приказом?

Прежде всего нового участника процесса нужно ознакомить с документом, в котором он фигурирует (т.е. с дополнением или изменением к приказу). С ним же можно ознакомить тех, кто в первоначальном приказе числится в качестве организаторов процесса (например, в ситуации с подотчетными деньгами это могут быть главный бухгалтер и кассир). См. Пример 1.

Если в основном документе есть не только перечень лиц, но и правила организации процесса, в который вводится новый участник, то имеет смысл ознакомить новичка еще и с основным приказом.

Носарева Наталия, руководитель архивной службы банка, член Гильдии Управляющих Документацией
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

Источник: https://hr-portal.ru/article/izmeneniya-i-dopolneniya-k-prikazu

Приказ о внесении изменений в приказ: для чего составляется и как это правильно сделать

Служебная записка о внесении изменений в приказ

Во время ведения хозяйственной деятельности субъектом могут поменяться один или несколько окружающих его факторов.

К примеру, будут вступать в действие новые законодательные акты, изменяются ответственные лица за определенные операции, приходят и уходят работники.

Из-за этого возникает необходимость произвести изменения в действующие по предприятию распоряжения. Для этого составляется приказ о внесении изменений в приказ.

Для чего вносятся изменения в документы

Обычно приказы, которые издаются на предприятии, определяют необходимую в указанных условиях процедуру действий, либо закрепляют какие-либо факты. При этом такие распоряжения могут быть как простыми, которые определяют отношения работодателя с определенным сотрудником, так и сложные, определяющий взаимодействие множества работников между собой и с предприятием.

К последнего рода приказам можно отнести:

  • Приказ о возложении обязанностей работника в отпуске на других сотрудников;
  • Приказ о проведении инвентаризации;
  • Приказ о документообороте между подразделениями;
  • Приказ о направлении работников на медосмотр
  • и другие.

При этом из-за изменившихся окружающих обстоятельств такое распоряжение может частично потерять свою значимость либо юридическую силу.

Однако общая суть документа при этом остается неизменной. В этом случае оформляется приказ об изменениях в другом приказе. В случае, когда из-за изменений сила документа утрачивается целиком, то оптимальнее издать приказ об отмене приказа.

Важно! Закон устанавливает, что в текст уже действующего документа запрещается вписывать какие-либо изменения, делать там исправления. Чтобы внести в него какие-либо изменения, даже на первый взгляд самые незначительные, нужно оформить соответствующий приказ.

В качестве внесения изменений в распорядительный документ расценивается выполнение одного из следующих действий:

  • Замена слов, предложений в любом из частей приказа либо приложениях к нему;
  • Исключение слов или предложений из любой части приказа либо приложений к нему;
  • Исключение либо определение как утратившей силу какой-либо части документа;
  • Дополнение любой части приказа словами либо предложениями, введение в документ новых частей;
  • Изложение имеющихся в приказе частей в новой редакции.

Какие приказы можно изменять

Закон не содержит прямых запретов на изменение каких-либо приказов. Таким образом, изменениям должны подвергаться любые распорядительные документы, в которых есть неточности, либо по причине изменения окружающих обстоятельств стала неактуальной какая-либо часть.

Это могут быть следующие группы приказов:

  • Относительно условий труда работников;
  • Относительно выпущенных на предприятии локальных актов;
  • О назначении ответственных лиц за какие-либо действия;
  • Регулирующие отношения между работниками и работодателем;
  • В связи с кадровыми изменениями.

Вносить изменения можно также в любую часть самого приказа — редактировать допускается основание документа, основная распорядительная часть и заключение.

Какие основания для внесения изменений

В случае изменения внешних или внутренних факторов работы субъекта бизнеса, в результате чего какая-либо часть действующего распоряжения больше не соответствует действительности, ответственное лицо должно оформить служебную либо докладную записку на имя своего непосредственного начальника либо сразу руководителя компании.

В ней необходимо указать фактор, который оказал свое воздействие, а также рекомендуемое действие. К примеру, в связи с увольнением сотрудника либо уходе в отпуск (на основе приказа об отпуске) возложенные на него обязанности необходимо переложить на иного работника. Иногда внесение изменений в приказ запрашивается в связи с ошибкой в первоначальном документе.

Внимание! Если внесение изменений запрашивается по причине каких-либо событий в жизни работника (к примеру, в связи со вступлением в брак была изменена фамилия), то необходимо также прикладывать копию подтверждающего документа.

Далее, при оформлении приказа на внесение изменений в его тексте указывается причина-обоснование, которая побудила выпустить его (например, в связи со сменой фамилии сотрудником), а также основание — реквизиты законодательного акта, докладной записки, данные об ином документе и т. д.

Как внести изменения в приказ

Оформление изменений в действующий приказ происходит в несколько этапов.

Сначала ответственное лицо оформляет служебную либо докладную записку с сообщением о том, что по причине изменений какого-либо фактора часть действующего распоряжения стала не соответствовать действительности.

Руководитель рассматривает поступивший к нему документ и принимает решение — оформлять внесение изменений в действующее распоряжение, либо, в определенных условиях, вообще отменить его и издать новый приказ.

В первом случае он дает указание ответственному лицу подготовить документ. Нем обязательно должно содержаться основание для совершения изменений, а также перечень необходимых правок, с указанием места в старом приказе, подлежащего исправлению, старой и новой формулировок текста.

Оформленный приказ, как и любое другое распоряжение, подписывает руководитель фирмы. Далее, документ нужно зарегистрировать в специальной книге учета приказов. Туда заносится дата и номер распоряжения, его краткое содержание.

Важно! Если в новом приказе упоминаются какие-либо работники, то необходимо им предоставить документ для ознакомления и проставления подписей. В архиве он должен храниться вместе с распоряжением, в которое новый приказ вносит изменения.

В случае, если внесение изменений производится в связи со сменой работника, то ему необходимо передавать на ознакомление как текст оригинального распоряжения, так и новый приказ. При этом указание на данное действие можно вынести в отдельный пункт нового документа.

С какой частой из можно вносить

В законе нет никаких указаний на то, сколько раз либо как часто можно изменять действующие на предприятии распоряжения. Исходя из этого, при необходимости из можно производить каждую неделю либо вообще каждый день.

Однако необходимо понимать, что частое изменение одного и того же документа нецелесообразно. Ответственный работник должен постоянно тратить свое время на подготовку новой редакции распоряжения.

А его в нем упомянуты какие-либо ответственные лица, то нужно будет каждый раз обходить их, либо приглашать в кадровый отдел, чтобы они ознакомились с новой версией и поставили свою подпись.

Внимание! Если ожидается, что количество вносимых изменений в имеющееся распоряжение будет существенным, целесообразнее всего сразу будет отменить действие имеющегося приказа, и выпустить его новую версию, учитывающую все нововведения.

 Скачать образец приказа о внесении изменений в приказ, word.

Для такого рода приказов закон не устанавливает какой-либо обязательной формы либо унифицированного бланка. Как правило, он оформляется с использованием фирменного бланка организации. Если приказ составляется в свободной форме, то в верхней его части нужно проставить полное название компании, ее регистрационные коды (ИНН, КПП и т. д.), адрес расположения.

Дальше посередине листа нужно написать слово «Приказ» и поставить порядковый номер распоряжения. Под ним документ нужно будет зафиксировать в книге регистрации приказов по организации.

Также на новой строке обязательно проставляются дата и место составления.

Затем на новой строке записываются краткое содержание приказа. Эта строка в обязательном порядке должна включать в себя номер дату и наименование распоряжения, в которое вносятся изменения.

Следующим этапом идет вводная часть приказа. Она должна включать в себя данные о том, по какой причине приходится вносить изменения в уже имеющийся документ.

Потом записывается слово «Приказываю», после чего пунктами перечисляются действия, которые необходимо совершить:

  • Пункты старого приказа, которые признаются недействительными, либо новое изложение их формулировок;
  • Данные, которые необходимо внести в ранее оформленный документ для расширения сферы его деятельности;
  • Действия, какие должны совершить ответственные лица после оформления всех перечисленных изменений;
  • Перечень работников, которых затрагивают изменения, либо они будут отвечать за их исполнение.

Внимание! Следом нужно перечислить документы, которые служат основанием для издания этого приказа. К ним относятся служебные записки, решения собственника, копии свидетельств о браке и т. д.

Распоряжение визирует руководитель фирмы. Далее, нужно перечислить всех тех работников, которые упомянуты в приказе. Они должны ознакомиться с ним и проставить свою подпись напротив фамилии.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-vnesenii-izmeneniy-v-prikaz.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.